Proyecto Empresa de Eventos Deportivos
Organizadora de eventos deportivos
Integrado por: Ángeles O. Martínez García
Victoria Hernández Ramírez
Katia Gordillo Bautista
Ma. Magdalena Jiménez Gómez
Diana Laura Mendoza López
Para la asignatura: Servicios Complementarios
Grupo: 801B
Administración Turística
Índice
Presentación
El presente trabajo muestra como proyecto la
creación de Pacific Xperiences, una empresa de organización de eventos deportivos en el
estado de Oaxaca, primeramente se
presenta la justificación de la idea, en
donde se exponen distintos puntos
que se tomaron en cuenta
para determinar si la idea es redituable o no. Seguido
de esto de igual forma se presentan los objetivos la misión y visión de
la empresa, la justificación se realizó mediante una observación del entorno de
la empresa, esto a través de la utilización de un análisis FODA el cual
determina los factores internos y externos que pueden beneficiarnos o
perjudicarnos.
A continuación se hace una descripción del cliente objetivo y las
características que debe presentar
para poder ser tomado en cuenta por la
empresa, este documento trabaja con el caso práctico del “Torneo Internacional
de pesca deportiva Bahías de Huatulco” el
cual permite visualizar el nivel
de viabilidad del proyecto.
También se presenta un El Plan estratégico de
Marketing que permita el posicionamiento de Pacific Xperiences ante la competencia, seguidamente se analizan aspectos económicos-financieros con
el objetivo de establecer un margen de estimaciones
sobre el volumen de operaciones e ingresos y gastos.
Para finalizar el trabajo, se presenta todos los
requerimientos necesarios para el caso práctico, equipo, tramites, costos y
montajes.
Justificación
Pacific Xperiences es una empresa que se encarga de
llevar a cabo eventos programados dentro
del ramo deportivo en el
estado de Oaxaca , la empresa se
encarga del desarrollo logístico
antes, durante y después de cada
evento, la idea nace debido al creciente
desarrollo del turismo
deportivo dentro del
estado, de igual forma algunos de los criterios que se han tomado
en cuenta para su creación han sido los siguientes:
·
Dentro del
estado solo existe una
empresa que actualmente acapara todo el mercado de eventos deportivos, Inspira Running.
·
El turismo
deportivo ha tenido un creciente
desarrollo dentro del estado.
·
Dentro del calendario deportivo se
han contabilizado más de 50 eventos en el mercado deportivo, de los cuales, 15 son de gran relevancia, los cuales
tiene lugar en Bahías de Huatulco y
Puerto Escondido.
·
Bahías de Huatulco y Puerto escondido
cuentan con infraestructura, servicios y
conectividad necesaria para
albergar un mayor número de
eventos.
·
Los eventos deportivos desarrollados en la costa
en este caso, los Torneos de pesca deportiva generan un margen de ganancia mayor
a los 500,000.00, esto después de la segunda realización.
Los
factores anteriores han permitido determinar la propuesta
como viable para su realización.
Objetivos:
- Desarrollar eventos factibles y redituables los cuales permitan hacer frente a los costes humanos, materiales y de publicidad.
- Generar márgenes de ganancia tanto para la empresa como para nuestros clientes.
- Incrementar nuestro margen de 2 eventos al año a 5 eventos de un total de 15.
- Desarrollar planes de marketing eficaces, que permita a la empresa captar a su público objetivo
- Diferenciación de la empresa ante la competencia, por medio de la oferta de un servicio que siguen estándares de alta calidad.
Misión:
Somos una
empresa que se encarga de desarrollar logísticamente eventos deportivos, llevando a cabo servicios
de promoción, publicidad, tramitología legal y administrativos, los cuales
están dirigidos hacia el cumplimiento de las necesidades de nuestros clientes.
Visión:
Ser
la empresa líder en el mercado de eventos deportivos del
estado de Oaxaca e incursionar al
mercado a nivel nacional,
desarrollando eventos de primer nivel internacionalmente conocidos.
Descripción mercado objetivo de clientes
Durante los
últimos años el turismos de deportivo
ha tenido ha tenido un gran impulso, esto debido a factores como la creciente moda
por el cuidado físico de las
personas así como el uso de los medios
de comunicación para la transmisión de los
mismos, lo anterior ha permitido tener un mayor
alcance de espectadores y
facilitado la promoción de
distintos eventos.
Primeramente
es importante definir que un evento deportivo
“Son
actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas
repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de
Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.”[1]
Es importante establecer que dentro
del mercado deportivo
podemos encontrar dos tipos los individuos que se involucran, primeramente
aquellos
que participan activamente en la
realización de las actividades y por
otra parte encontramos a los individuos que participan pasivamente, este caso hablamos de
los espectadores: (puertas 2001)
Tomando en
cuenta lo anterior podemos establecer algunas características tanto espaciales y de
logística que nuestro mercado objetivo
debe tener para ser considerado como
un evento potencial para la
empresa.
Cliente
objetivo (eventos de 2 niveles)
- · Características de los eventos
- · Contar con un número de 50 participantes como mínimo.
- · Las sedes deben estar conectadas con centros turísticos mayores,
- · Contar con infraestructura hotelera (3,4 y 5 estrellas) y servicios básicos para albergar tanto a los participantes como a los espectadores.
- · Los eventos deben realizar en lugares que sean atractivos tanto para nuestros participantes como para nuestros espectadores.
- · Eventos realizados con márgenes en tiempo de desarrollo de 5 meses.
Torneos de pesca deportiva, Eventos de primer nivel. (Características)
- · Monto de Inscripción mínima: $16,000.00
- · Número de embarcaciones: 50 embarcaciones mínimo, máximo 190.
Tomado en cuenta las características establecidas
se han determinado los
eventos más importantes que permitirán a la empresa
tener resultado redituable.
Tabla
1. Calendario de eventos deportivos más importantes del estado de Oaxaca
FEBRERO
|
MARZO
|
ABRIL
|
MAYO
|
JUNIO
|
JULIO
|
NOVIEMBRE
|
coorporative race
|
women´s power 5 y 10 k
|
Rock & Roll Half Marathon Oaxaca
& 10K 28 de abril
|
Torneo Internacional de Pesca Deportiva de
Marlin, Vela, Dorado y Atún. Bahias de Huatuco
|
Big waves tour
Puerto Escondido Challenge
|
Torneo Internacional de Pesca Deportiva Puerto
Escondido
|
|
Ultra maratón de la sierra mixe
|
Torneo Estatal de Pelota Mixteca Benito Juárez en
Oaxaca
|
Torneo de Golf Huatulco
Challenge
|
“Puerto Escondido Cup”
|
Torneo Internacional de surf Puerto Escondido
|
||
Torneo de Básquetbol Profesional
Huatulco
|
Copa Huatulco Tenis
|
|||||
Torneo de
Motocross y en duro.
|
Fuente: Elaboración propia
La tabla anterior muestra los eventos que cumplen con las características que se han determinado anteriormente, por lo que son considerados como nuestro mercado objetivo de clientes.
Los eventos resaltados en color azul son aquellos que Pacific
Experiences tiene como objetivo
desarrollar dentro de sus
primeros años dentro del mercado, estos eventos
se han seleccionado debido a su relevancia y a los
márgenes de separación de tiempo, por otra parte
los eventos resaltados en color amarillo son aquellos a los cuales la
empresa pretende integrar dentro de su margen de competencia en el mercado de
eventos deportivos en el estado de Oaxaca.
Cronograma
La celebración del Torneo de Pesca Deportiva, Huatulco 2018 implica una serie de constantes actividades que requieren de una planeación anticipada, por lo que en la tabla 2 se presentan un cronograma en el que se determinan todas las actividades y las fechas en las que tienen que ser realizadas.
Tabla 2: Cronograma Torneo de Pesca by Magdalena JG on Scribd
Organigrama
En este apartado se presenta a las colaboradoras de esta empresa, así como el puesto que desempeñan dentro de la misma. Las funciones de cada integrante se encuentran en la matriz de responsabilidades, en donde están descritas detalladamente.
Organigrama by Magdalena JG on Scribd
Matriz de Responsabilidades
A través de esta matriz se han asignado las actividades y responsabilidades que corresponden a cada integrante de la empresa para llevar a cabo toda la planeación del evento.
Matriz de Responsabilidades by Magdalena JG on Scribd
Desarrollo Logístico del Servicio
Planos de Montaje
En
esta sección se hará un recuento de la ubicación de cada detalle de la Cena a
la Junta Previa de Torneo de Pesca, así como del evento principal.
Para iniciar, la cena de la Junta Previa a la Pesca
Deportiva, será llevada a cabo en el muelle de Cruceros de Santa Cruz Huatulco.
El cual se tiene previsto para la capacidad de al menos 300 invitados, el tipo
de montaje que se ha elegido usar es el de herradura o conocido como U, ya que
la forma en la que se establecen da mayor capacidad de integración entre los
participantes. Para esto, cada mesa contará con un arreglo floral de pequeño tamaño, esto con el fin de que no sea motivo para que intervenga entre la vista de los invitados, cabe mencionar que cada mesa estará compuesta con 10 sillas. Su ubicación estará en las orillas del muelle, tratando de abarcar bien los espacios. También
se tiene previsto un arreglo un poco más grande para la mesa principal en la
cual estará ubicada al fondo del muelle.
El sonido estará en la mitad de las mesas ya
organizadas. Esto con motivo de dar ambientación a cada mesa de los invitados.
A lo que respecta del evento oficial de Pesca Deportiva
2019, se llevará a cabo en una de las principales Bahías, la cual es Santa Cruz
Huatulco. Aquí, el escenario para llevar acabo la presentación de la apertura,
la premiación del mismo, el concurso y grupo musical estarán colocados en el
centro de la explanada enfrente de la Iglesia.
Otra de las actividades que demandan gran importancia en el desarrollo del evento es la junta previa, que consiste en una cena en donde se tratan las indicaciones entre jueces, organizadores y participantes. A continuación se presenta a detalle la logística de esta actividad.
Costeo de La Junta Previa by Magdalena JG on Scribd
Las invitaciones para la cena se han establecido de la
siguiente manera.
Decoración
Esto consistirá en la colocación de unos reflectores
en la mitad y en cada esquina del muelle, por lo que la instalación será
llevada a cabo por el grupo contratado.
En cuanto al evento de pesca, la decoración consistirá
únicamente con la buena ubicación de los grupos en la explanada principal de
Santa Cruz Huatulco y los ganchos de los pescados recolectados a orilla de la
dársena.
Minuto a minuto
El siguiente formato muestra los pasos que se deben cumplir a cada minuto al momento de realizar el evento, primeramente se atiende la cena de junta previa que se lleva a cabo en la dársena de la bahía santa cruz, durante este pequeño evento se presenta a los competidores el reglamento general del evento, durante este mismo día se debe realizar el montaje para arranque de la competencia los dos días posteriores.
Posteriormente se tiene el desglose de las actividades que se realizaran los dos días de competencia, también se establece la hora, los encargados de dirigir la actividad y el lugar en el que se lleva a cabo.
Tabla 3: Minuto a minuto
Tabla 3: Minuto a minuto
Despliegue de actividades
Logística by Magdalena JG on Scribd
Análisis Costo-Beneficio
Este análisis permite estimar cuál opción de política
es más adecuada en términos económicos, si es conveniente invertir en un
proyecto o no. A continuación, se muestra los diferentes gastos que se tendrían
al realizar un torneo de pesca deportiva.
Tabla 4: Gastos totales
de mobiliario y equipo
Nombre
|
Proveedor
|
Cantidad/Tiempo
|
Costo
por pieza
|
Costo
|
Sillas
|
Mago
|
300 pzs. X 78 hrs.
|
$4.00
|
$
3,600.00
|
Baños
portátiles
|
Equipo
Hazlo bien
|
14
Baños X 78 hrs.
|
$1,000.00
|
$
21,000.00
|
Escenario
musical
|
Grupo Caballo negro
|
78 hrs.
|
$17,000.00
|
$
17,000.00
|
Grupo
musical
|
Grupo
Caballo negro
|
3
hrs.
|
-
|
$
23,000.00
|
Grupo
musical
|
Álvaro Monterrubio
|
4 hrs.
|
-
|
$
40,000.00
|
Grupo
musical
|
Banda
Coralitos
|
3
hrs.
|
-
|
$
14,000.00
|
Animador
|
Jerry producciones
|
30 hrs.
|
$8,000.00
|
$
8,000.00
|
Promoción
Posters
|
Publicolor
|
300
pzs.
|
$2.00
|
$
600.00
|
Promoción
spot
|
Sonidos que suenan
|
2 pzs.
|
$3,000.00
|
$
6,000.00
|
Promoción
Perifoneo
|
Coche
sonidos que suenan.
|
5
hrs. Al día
|
$500.00
|
$
5,000.00
|
Contratación
de biólogos
|
Biólogos UMAR
|
3 días del evento
|
$500
|
$
1,500.00
|
Habitación
doble en hotel 4 estrellas
|
Para
jueces
|
5
hab. por 3 días del evento
|
$1,
200.00
|
$ 6,000.00
|
Staff
|
15
|
$ 200 .00
|
$
3000.00
|
|
Cocineras
|
2
|
$300.00
|
$ 600.00
|
|
Gastos
de Marketing
|
$
21,000.00
|
|||
Costo
de la junta previa
|
$
81,600.00
|
|||
Gastos
totales
|
$
251,900.00
|
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 5: Lista de patrocinadores
Recurso
|
Patrocinador
|
Tiempo/Piezas
|
Carpas
|
Corona
|
78 hrs.
|
Hieleras
|
Pepsi
|
78 hrs.
|
Playeras
|
Playeras Mark
|
250 pzs.
|
Gorras
|
You head
|
250 pzs.
|
Cañas de pesca
|
El buen pescador
|
120
|
Playeras/Gorras
|
Úsalo bien
|
200
|
Vaso Milla
|
Sol
|
150
|
Sombrillas
|
Corona
|
25
|
Botellas
|
Deposito Hux
|
10
|
Recorrido a Bahías
|
Velero Azul
|
4
|
Cena Junto al Mar
|
Ve el Mar
|
2
|
2 días de hospedaje.
|
Secrets
|
(jueces)
|
Promoción por Televisora,
CorTV
|
Municipio
|
36 hrs.
|
Habitaciones dobles en
hotel 4 estrellas
|
Municipio
|
6
habitaciones
|
Bicicletas
|
YAMAHA
|
1
|
Lentes Ray Ban
|
Ray-Ban
México
|
3
|
Comida para dos personas
|
Mamma Mía
|
2
|
Trajes de baño
|
Roxy
|
3
|
Kit de Pesca
|
Halcon Deportes y Campismo
|
4
|
Fuente: Elaboración propia.
A continuación, se calcula las ganancias estimadas
para la empresa y para el club de pesca, en donde al precio de inscripción se
multiplica por el número de embarcaciones totales, más las cañas adicionales
que se presenten de ultima hora por embarcación la cual tienen un costo de
1,000 cada una, esto nos generará el ingreso bruto, al ingreso bruto se le
descontará el 35% que será la ganancia para la empresa, la cantidad que resulte
de restar la comisión será el monto total disponible, al monto total disponible
se le restarán todos los gastos totales y el resultado será la ganancia
estimada para el club; en cuanto a la empresa esta obtendrá el 35% del ingreso
bruto al cual se le restará el 30% que servirán para cubrir con los impuestos
que establece la ley, el resultado de esa resta será la utilidad neta que
ganará la empresa.
Tabla 6: Ganancias
estimadas para la empresa y para el club de pesca
Precio por inscripción
|
$ 16,000.00
|
||||
Embarcaciones
|
150
|
||||
Cañas adicionales
|
$ 20, 000.00
|
||||
Ingreso Bruto
|
$ 2,420,000.00
|
||||
Menos gastos de premiación
|
$ 1,500,000.00
|
U.A.I.
|
U. N. E.
|
||
Menos utilidad esperada
|
$920,000.00*35
= $ 322,000.00
|
35%
|
30%
|
$ 96,600.00
|
$ 225,400.00
|
Monto total disponible
|
$ 598,000.00
|
||||
Gastos totales
|
$ 251,900.00
|
||||
Ganancias estimadas de la empresa
|
$ 346,100.00
|
Fuente: Elaboración propia.
FODA (Análisis del Mercado)
Para el desarrollo de estrategias que determinarán el éxito del proyecto, se ha llevado a cabo un análisis FODA para identificar aspectos de la empresa y del contexto de esta que pueden tener gran influencias.
FODA Empresa de Eventos Deportivos by Magdalena JG on Scribd
Estrategia de Comercialización
Actualmente
existen muchas empresas dedicadas a la organización de eventos, todas con una
especialidad o con características diferente, Pacific Xperience es una empresa
organizadora de eventos deportivos para entidades o grupos, nacida en Bahías de
Huatulco, cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados para
llevar a cabo cualquier evento del ramo deportivo.
La forma de trabajo de la empresa está basada en el
conocimiento que los colaboradores poseen, en el análisis del mercado que se
maneja, así como también en el análisis de los clientes que hacen uso de este
tipo de eventos, lo que logra que se brinde un servicio más completo.
Pacific
Xperience lleva a cabo eventos en todo el estado de Oaxaca, la especialidad de
la empresa es la realización de torneos de pesca, ya que cuenta con los
elementos necesarios para operar en esta área, realiza también torneos de
futbol, básquetbol, etc. Todos los eventos que lleva a cabo la empresa son
atendidos, antes, durante y después, esto para lograr que todo se dé en forma
correcta, además en cuanto a las instalaciones revisa que los lugares en donde
se quiere realizar el evento cuente con las medidas de seguridad
reglamentarias, y de ser necesario, busca otras opciones mejores para la fácil
realización del evento. Una ventaja importante es que entre la empresa y las
distintas organizaciones deportivas de la ciudad de México existen acuerdos
para la validación de los premios o reconocimientos que se otorguen dentro de
los eventos, así como también existen acuerdos con la Secretaría de Marina para
los torneos deportivos de pesca, de igual manera con la Secretaría de Medio
Ambiente y Recursos Naturales, entre otras instituciones encargadas de regular
este deporte. Otro servicio con el que cuenta la empresa es que realiza
cotizaciones inmediatas y los pagos de los clientes al contratar el servicio se
hacen de manera rápida y confiable, ya que se usa el servicio bancario en línea
o por ventanilla en cualquier sucursal de la banca.
La
empresa Pacific Xperiences también ofrece alternativas de ganancias para las
entidades que quieren hacer el evento, se maneja el capital que cada uno de los
interesados invierta y se saca un
porcentaje de ganancias dependiendo la magnitud del evento. La empresa cobra un
monto por el manejo de la inversión y los interesados al final reciben el monto
que les corresponde.
Estrategias de comercialización
Para
que toda empresa logre que sus clientes potenciales sepan de la existencia de
esta, la entidad, debe considerar una
serie de técnicas y pasos para que se dé a conocer las llamadas estrategias de
comercialización que son:
Las
estrategias de comercialización, también conocidas como estrategias de
mercadeo, consisten en acciones estructuradas y completamente planeadas que se
llevan a cabo para alcanzar determinados objetivos relacionados con la
mercadotecnia, tales como dar a conocer un nuevo producto, aumentar las ventas
o lograr una mayor participación en el mercado. (Arechavaleta
Vázquez 2015)
Para
la empresa Pacific Xperiences,se han diseñado una serie de estrategias que bien
servirán de medio para que esta se dé a conocer de manera rápida, logrando
acaparar un mercado más fácilmente, las estrategias diseñadas están basadas
principalmente en las ofertas de los servicios que se ofrecen. Uno de las herramientas que más se utilizarán
para la empresa es la implementación de un plan de social media Marketing, la
cual logrará que se cree una imagen fuerte de la empresa en el mercado.
Además
la empresa planea darse a conocer por medios impresos como lo es la revista Vida y Estilo de Oaxaca en la cual
se publicará de forma semanal los servicios que la empresa Pacific Xperience ofrece.
Uno
de los eventos más importantes que Pacific Xperience tiene a cargo es la
realización del torneo de pesca en
Huatulco, por lo cual el tipo de marketing que se utiliza para este evento
tomando en cuenta las fechas en las cuales se llevará a cabo (24,25 y 26 de
mayo del 2019) será el siguiente:
Tabla 7: Estrategia de Marketing a utilizar, “Torneo de pesca deportiva Huatulco
2019”
Meses
|
Tipo de
publicidad
|
Costo por mes
|
Total
|
Marzo
|
·
Spots del evento cada
fin de semana en Radio Estéreo Huatulco 103.1 F.M.
·
Anuncios diarios en
periódico local “sol de la costa”
|
$4,000
$2,250
|
$6,250
|
Abril
|
1 Espectacular en la ciudad de
Oaxaca, contrato por 2 meses.
|
$7,000
|
$7,000
|
Mayo
|
·
Creación de una página
del evento en la plataforma social, Facebook. Anuncios diarios a personas que
gusten de la pesca
·
Impresión de carteles
publicitarios, tamaño carta.
·
Anuncios semanales en
revista especializada “Con Caña y Carrete”.
·
2 Lonas traslucidas con iluminación, una
ubicada en la entrada del municipio y la otra en la dársena de la Bahía de
Santa Cruz.
·
Anuncios en el
transporte público de Bahías de Huatulco (Pintado de autos y stickers)
|
$170.5
$1,715
$1200
$4,000
$664.5
|
|
$21,000
|
|||
Referencias:
Agendatlón. (Junio de 2018). https://www.agendatlon.com/?s=&country=132.
Obtenido de https://www.agendatlon.com/?s=&country=132: https://www.agendatlon.com/?s=&country=132
|
Álvaro Monterrubio: 951-088-95-85
|
Amquerétaro.com. (30 de mayo de
2018). amquerétaro.com. Obtenido de amquerétaro.com: http://amquerétaro.com/deportes/2018/05/30/mexico-busca-convertirse-en-capital-del-surf-en-america-latina
|
Arechavaleta Vázquez, E. F. (2015). Estrategias
de Comercialización. Edo. De México.
|
Banda Coralitos: 958- 119-73-54
|
Bien, E. H. (2015). Equipo hazlo
bien. Obtenido de http://sanitariosportatiles.com/2016/
|
Coche sonidos que suenan:
958-589-74-56
|
Equipo Hazlo bien: 951 48 59 67
|
Eventbrite. (2014). Obtenido de https://www.eventbrite.com.ar/blog/fiestas/animadores-para-eventos/
|
Grupo Caballo negro: 958-958 90-80
|
Grupo Caballo negro: 958-958-90-80
|
Guacavare, N. Y. (03 de septiembre de
2009). http://eventosempresariales.foroes.org/t135-eventos-deportivos.
Obtenido de http://eventosempresariales.foroes.org/t135-eventos-deportivos:
http://eventosempresariales.foroes.org/t135-eventos-deportivos
|
Hernández Carrasco, Gómez Rojo,
Serdenares Ladrón de Guevara, Filgueiras Nodar, & Meneses Cárdenas, 2011.
|
La Casa de las Flores. (2010).
Obtenido de https://www.facebook.com/La-Casa-de-las-Flores-119414331468647/
|
Paniza, M. L. (2006). Turistas
Deportivos Una Perspectiva De Análisis. Revista Internacional De
Sociología, 133- 149.
|
Playeras Mark: 971-567-89-89
|
Publicolor. (2016). Publicolor.
Obtenido de https://www.monitor.com.mx/3217976/publicolor/
|
Publimar.mx. (31 de marzo de 2014). http://publimar.mx.
Obtenido de http://publimar.mx: http://publimar.mx/con-gran-emocion-finaliza-torneo-de-basquetbol-en-huatulco/
|
Sonidos que suenan: 958-589-74-56
|
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